E-Mail-Versand
im ASI Tool
Erinnerungen, Einladungen, Protokolle und Listen – zentral und konfigurierbar per E-Mail versenden.
Erinnerungen, Einladungen, Protokolle und Listen – zentral und konfigurierbar per E-Mail versenden.
Das ASI Tool versendet automatisch oder manuell auslösbare Erinnerungen per E-Mail – konfigurierbar pro Modul.
Erinnerungen werden über Cronjobs ausgeführt; die genaue Konfiguration (Intervalle, Empfänger) erfolgt in den Systemeinstellungen und unter E-Mail-Benachrichtigungen.
Einladungen zu Besprechungen, ASA-Sitzungen, Begehungen und Unterweisungen werden per E-Mail mit Kalender-Anhang (ICS) versendet.
Folgende einzelnen Protokolle können im ASI Tool als PDF erstellt und direkt per E-Mail an Teilnehmer oder weitere Empfänger versendet werden. Jeweils in zwei Varianten: öffentlich (für Dritte/Behörde geeignet) und vollständig (mit allen internen Details).
| Protokoll | Kontext | Variante |
|---|---|---|
| Besprechungsprotokoll | Einzelne Besprechung (Meeting) inkl. Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Aufgaben | Öffentlich / Vollständig |
| ASA-Meeting-Protokoll | Einzelne ASA-Sitzung inkl. Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Aufgaben | Öffentlich / Vollständig |
| Begehungsprotokoll | Einzelne Sicherheitsbegehung inkl. Befunde und Maßnahmen | Öffentlich / Vollständig |
Der Versand erfolgt aus der jeweiligen Detail- oder Themen-Ansicht (z. B. „Protokoll versenden“ in der Besprechungs- oder ASA-Topics-Ansicht). Empfänger können fest definiert (z. B. Teilnehmer) oder manuell gewählt werden. Weitere PDF-Dokumente (z. B. Unfalldokumentation, Gefährdungsmeldung, Tätigkeitsbeschreibung, Gefahrstoffverzeichnis) können ebenfalls per E-Mail versendet werden – je Modul in der Anwendung konfigurierbar.
Alle im ASI Tool verfügbaren PDF-Listen können nicht nur heruntergeladen, sondern auch bequem per E-Mail versendet werden – an ausgewählte Mitarbeiter oder zusätzliche E-Mail-Adressen (wenn freigeschaltet).
Dazu zählen unter anderem:
Eine vollständige Übersicht, welche Module welche PDF-Listen in welchen Varianten anbieten, finden Sie auf der Seite PDF-Listen im ASI Tool. Dort ist auch beschrieben, welche Listen als Download und welche zusätzlich per E-Mail verfügbar sind.
E-Mail-Versand, Absender, SMTP-Einstellungen und die Zuordnung von Empfängern (z. B. Sicherheitsfachkraft, Verantwortliche, Teilnehmer) werden zentral in den Systemeinstellungen und unter „E-Mail-Benachrichtigungen“ konfiguriert. Pro Modul können Vorlagen und aktive Empfängertypen festgelegt werden.
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